8.1. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych osób zgłaszających udział w warsztatach, szkoleniach i wydarzeniach edukacyjnych jest Milena Tomczyk-Żukowska, prowadząca działalność pod nazwą Corpus Humanum, ul. Generała Józefa Bema 2, lok. 129, Białystok.

Kontakt z Administratorem:

• E-mail: kontakt@corpushumanum.pl

• Telefon: 792 888 635

8.2. Zakres zbieranych danych

Podczas zapisów na wydarzenia organizowane przez Corpus Humanum możemy zbierać następujące dane:

• imię i nazwisko,

• numer telefonu,

• adres e-mail,

• nazwę wybranego wydarzenia,

• informacje dotyczące rezerwacji, płatności i uczestnictwa.

W przypadku wystawiania dokumentów księgowych możemy poprosić o dodatkowe dane niezbędne do ich prawidłowego przygotowania.

Formularze zapisów nie służą do zbierania informacji o stanie zdrowia uczestników.

8.3. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

Dane osobowe przetwarzamy w następujących celach:

a) Obsługa zgłoszeń i rezerwacji miejsc

W celu przyjęcia zgłoszenia, sprawdzenia dostępności miejsc, kontaktu z uczestnikiem, potwierdzenia rezerwacji oraz przekazania informacji organizacyjnych.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO – działania podejmowane przed zawarciem umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą, oraz wykonanie umowy.

b) Organizacja i realizacja wydarzenia

W celu przygotowania warsztatów lub szkolenia, prowadzenia listy uczestników, przekazywania informacji o terminie, miejscu, zmianach organizacyjnych oraz realizacji zamówionego wydarzenia.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

c) Rozliczenia finansowe i dokumentacja księgowa

W celu obsługi płatności, wystawiania dokumentów księgowych i realizacji obowiązków wynikających z przepisów podatkowych.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązek prawny ciążący na Administratorze.

d) Dochodzenie lub obrona ewentualnych roszczeń

W celu zabezpieczenia praw Administratora i uczestników w przypadku sporu dotyczącego rezerwacji, płatności lub realizacji wydarzenia.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora.

8.4. Formularze Google Forms

Do obsługi zgłoszeń możemy wykorzystywać formularze internetowe Google Forms, udostępniane przez Google.

Po wypełnieniu formularza przesłane informacje trafiają do systemu wykorzystywanego przez Administratora do zarządzania zgłoszeniami.

Dostęp do odpowiedzi mają wyłącznie osoby upoważnione do organizowania wydarzeń i obsługi uczestników.

Korzystanie z usług Google może wiązać się z przetwarzaniem danych przez podmioty należące do grupy Google oraz ich podwykonawców, zgodnie z właściwymi warunkami świadczenia usług i zasadami ochrony danych.

Jeżeli w związku z korzystaniem z tych usług dochodzi do przekazywania danych poza Europejski Obszar Gospodarczy, przekazywanie powinno odbywać się z zastosowaniem odpowiedniej podstawy prawnej i wymaganych zabezpieczeń przewidzianych w RODO.

8.5. Odbiorcy danych osobowych

Dane osobowe mogą być udostępniane wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji wskazanych celów:

• dostawcom usług informatycznych, w tym Google,

• podmiotom świadczącym usługi księgowe,

• dostawcom poczty elektronicznej i usług komunikacyjnych,

• operatorom płatności, jeżeli są wykorzystywani do rozliczenia wydarzenia,

• podmiotom uprawnionym do otrzymania danych na podstawie obowiązujących przepisów prawa.

Dane nie są sprzedawane podmiotom zewnętrznym.

8.6. Okres przechowywania danych

Dane osób, które przesłały zgłoszenie, ale nie dokonały rezerwacji ani nie uczestniczyły w wydarzeniu, przechowujemy przez okres niezbędny do zakończenia obsługi zgłoszenia, nie dłużej niż 3 miesiące po terminie wydarzenia, chyba że dalsze przechowywanie jest uzasadnione konkretnym roszczeniem.

Dane uczestników wydarzeń przechowujemy przez okres realizacji umowy, a następnie przez okres niezbędny do ustalenia, dochodzenia lub obrony ewentualnych roszczeń, zgodnie z obowiązującymi terminami przedawnienia.

Dokumentacja księgowa i podatkowa jest przechowywana przez okres wymagany właściwymi przepisami prawa.

Po upływie odpowiednich okresów dane są usuwane lub anonimizowane, chyba że istnieje inna podstawa prawna ich dalszego przechowywania.

8.7. Dobrowolność podania danych

Podanie danych osobowych w formularzu jest dobrowolne, ale dane oznaczone jako wymagane są niezbędne do obsługi zgłoszenia i kontaktu w sprawie udziału w wydarzeniu.

Niepodanie wymaganych danych może uniemożliwić przyjęcie zgłoszenia lub potwierdzenie rezerwacji.

Przesłanie formularza nie oznacza automatycznie potwierdzenia miejsca. Potwierdzenie następuje na zasadach określonych przez organizatora danego wydarzenia.

8.8. Wykorzystywanie danych do celów marketingowych

Danych podanych podczas zapisu na warsztaty nie wykorzystujemy automatycznie do wysyłania newsletterów, reklam ani ofert marketingowych.

Ewentualna komunikacja marketingowa może odbywać się wyłącznie po spełnieniu odpowiednich wymogów prawnych, w tym uzyskaniu wymaganej zgody.

Brak zgody na komunikację marketingową nie wpływa na możliwość zapisania się na warsztaty.

8.9. Prawa osób, których dane dotyczą

Każdej osobie, której dane przetwarzamy, przysługują – na zasadach określonych w RODO – następujące prawa:

• prawo dostępu do danych osobowych,

• prawo do sprostowania nieprawidłowych danych,

• prawo do usunięcia danych, jeżeli nie istnieje podstawa prawna ich dalszego przechowywania,

• prawo do ograniczenia przetwarzania,

• prawo do przenoszenia danych, gdy ma zastosowanie,

• prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora,

• prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

W celu skorzystania ze swoich praw można skontaktować się z Administratorem pod adresem: kontakt@corpushumanum.pl.

8.10. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Dane podawane w formularzach zgłoszeniowych nie są wykorzystywane przez Corpus Humanum do podejmowania decyzji wyłącznie w sposób zautomatyzowany, które wywoływałyby skutki prawne wobec uczestników lub w podobny sposób istotnie na nich wpływały.

8.11. Bezpieczeństwo danych

Corpus Humanum stosuje odpowiednie środki organizacyjne i techniczne, których celem jest ochrona danych przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zmianą lub ujawnieniem.

Dostęp do informacji o uczestnikach mają wyłącznie osoby upoważnione i zaangażowane w obsługę zgłoszeń oraz organizację wydarzeń.